Головна » Дошка оголошень » Музейникам
Про порядок обліку і зберігання музейних цінностей з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що знаходяться в державних музеях.
14.06.2012
Про порядок обліку і зберігання музейних цінностей з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що знаходяться в державних музеях
 
І. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ
1. Всі державні музеї, що мають в наявності музейні цінності з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, зобов'язані вести їх суворий облік і забезпечувати зберігання у відповідності з діючою інструкцією.
2. До музейних цінностей з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння відносяться предмети, що складаються повністю з дорогоцінних металів (платини, золота, срібла) і дорогоцінного каміння (алмазів, брильянтів, рубінів, сапфірів, смарагдів, перлів, янтарю), і предмети, у які дорогоцінні метали і дорогоцінні каміння входять як складові частини.
3. Облік предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння повинен забезпечити:
а) виявлення фактичної наявності їх на будь-який момент
б) повну збереженість предметів у місцях зберігання і в місцях огляду.
4.Предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що зберігаються в музеях і підлягають обліку, можуть знаходитися в державних музеях в особливих сховищах цінностей лише для зберігання предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння; в приміщеннях фондосховищ у спеціальних вогнетривких шафах і сейфах. Предмети, виставлені для огляду, повинні знаходитися в спеціально обладнаних вітринах.
5. Предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що мають музейне значення, не можуть знаходитися (експонуватися і зберігатися) в народних музеях і передаються на зберігання до державних музеїв.
 
II. ПОРЯДОК ОБЛІКУ
1. Всі предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що надходять і зберігаються в державних музеях, підлягають визначенню і взяттю на облік. До остаточного визначення вони підлягають первинній реєстрації в установленому порядку.
2. Визначення дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, а також їх ваги і проби, визначення (вирахування) чистоти у виробах з дорогоцінних металів проводить для Волинської області Західне казенне підприємство пробірного контролю Державної пробірної Служби України, яке знаходиться у Львові, вул. Варшавська, 70.
3. Всі предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що зберігаються в державних музеях, крім первинної реєстрації і наукової інвентаризації, підлягають обліку в спеціальних інвентарних книгах.
4. Спеціальні інвентарні книги ведуться по таких розділах (роздільно по платині-золоту і сріблу):
а) предмети нумізматики: монети, ордени, медалі, плакетки, жетони;
б) предмети, що повністю складаються з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння;
в) предмети, до яких дорогоцінні метали і дорогоцінні камені входять як складові частини.
5. Предмети, у яких дорогоцінні метали знаходяться у вигляді інкрустації, насічок і покриттів, тканини, у яких використовуються дорогоцінні метали у вигляді ниток, дротиків, блискіток та інших дрібних прикрас, а також напівдорогоцінні камені (турмаліни, гіацинти, аметисти, топази, хризоліти, бірюза, корали, опали, кришталь, яшма, агат, малахіт та ін.) обліковуються в порядку, передбаченому для всіх музейних предметів (в Книгах надходжень та Книгах наукових інвентарів) і записуються з вказівкою назв і загальної ваги. Предмети з дорогоцінних металів, які є доповненням основного предмета, напр., оклад книги, шати з ікони, накладки на ікони тощо одержують інвентарний номер предмета, до якого вони належать, і окремий номер по книзі спецобліку.
6. Спеціальні інвентарні книги для обліку дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів повинні бути виготовлені з паперу вищої якості.
Вони повинні бути пронумеровані, прошнуровані і опечатані сургучевою печаткою музею, - до заповнення.
На звороті має бути напис: "В даній інвентарній книзі пронумеровано, прошнуровано і опечатано (кількість прописом) листів з № ____ по № ____, завірене підписами керівника музею та особи, що відповідає за облік предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння.
7. На предметах з дорогоцінного каміння і дорогоцінних металів має бути три номери:
- номер по Книзі надходжень (проставляється на паперовій етикетці, доданій до предмета)
- номер наукового інвентаря основного фонду і номер по книзі спец- обліку (на самому предметі)
Крім номерів, повинні бути проставлені шифри: музею, Книги надходжень, наукового інвентаря основного фонду і книги спецобліку.
Позначення шифрів та інвентарних номерів бажано робити на внутрішніх, зворотніх та інших неекспозиційних частинах.
Шифри та інвентарні номери на монети, жетони, інші дрібні предмети можуть бути написані на картоні, цупкому папері і знаходитися при предметах, вкладених в коробочку або пакетик, на яких також проставляються облікові позначення.
8. У фондосховищах музеїв, де знаходяться на постійному зберіганні предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, крім спеціальних інвентарних книг ведуться допоміжні форми обліку:
- топографічні описи
- топографічні картотеки.
9. Топографічний опис предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння складається окремо на кожен сейф, полицю, коробку, вітрину і складається з таких пунктів:
1 - №№  п/п
2 - № КВ
3 - № інвентаря основного фонду
4 - № книги спецінвентаря дорогоцінних металів і каміння
5 - назва предмета
6 - кількість і комплектність
7 - місцезнаходження предмета (№№ вітрин, полиці, коробки і т.ін.)
8 – примітка (в графі "Примітка" відмічаються всі зміни: видача в експозицію, тимчасова передача іншому музеєві, переміщення всередині сховища, зміна стану збереженості, тощо).
Описи складаються у двох примірниках, один з яких зберігається у відповідному сейфі, вітрині, коробці, тощо, інший є робочим примірником.
10. Топографічна картотека предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння включає в себе усі дані про предмет по елементах науково-охоронного опису, характер проведених реставраційних робіт.
Топографічні карточки можуть бути заповненими за такою формою:
1 - № інвентаря основного фонду
2 - № книги надходжень
3 - № книги спецінвентаря дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння
4 – короткий опис предмета (вказати відмінні особливості)
5 – кількість, вага, проба, розмір
6 – місцезнаходження предмета: № вітрини, шафи, полиці, сейфа
7 – збереження ( з вказівкою про проведені реставраційні роботи)
8 – примітка ( дані про рух предмета)
До топографічної карточки додається фотознімок предмета з вказівкою на інвентарний номер фотонегатива (по інвентарю науково-допоміжних матеріалів).
Топографічні карточки зберігаються в порядку інвентарних номерів.
11. Топографічні описи і картотеки мають службовий характер і зі сховища не видаються. У випадку зміни місцезнаходження предмета останній повинен бути викреслений з опису, а в картотеці про це робиться спеціальна відмітка.
12. Монетні скарби повинні у повному складі записуватися в Книги надходжень, книги наукового інвентаря і книги спеціального обліку дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, навіть якщо частина монет скарбу є з недорогоцінних металів.
13. Керівництво роботою по обліку предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння здійснює директор музею і головний хранитель (завідуючий фондами) музею.
 
III. ПОРЯДОК ПРИЙОМУ І ВИДАЧІ
1. Оформлення прийому і видачі предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів (складання актів, запис в інвентарних книгах) проводиться негайно після їх надходження, у випадку видачі – до неї. Зберігання у фондосховищі (кімнаті-сейфі) предметів, не оформлених документально, не допускається.
2. Запис у Книзі вступу основного фонду проводиться на основі актів прийому, що складаються в момент надходження предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів. Запис в Інвентарні книги відповідних груп зберігання проводиться після наукового опрацювання на основі Уніфікованих наукових паспортів, що складаються в триденний термін з часу надходження предмета до музею.
Записи в спеціальні інвентарні книги за формами 1, 2, 3 (роздільно на платину-золото і на срібло) здійснюються на основі актів прийому, визначення і опробування предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів.
Дані опробування на основі актів опробування Львівського державного казенного підприємства пробірного контролю вносяться до Книги вступу (Головної інвентарної книги) та Інвентарних книг відповідних груп зберігання.
При обліку предметів радянської фалеристики (урядових нагород СРСР) можна користуватися офіційними даними Гознаку.
3. Акти, що служать підставою для запису до Книги вступу, в основний інвентар і у спеціальні інвентарні книги повинні бути заповнені чітко, розбірливо, без пропусків, скорочень, під копірку (від руки або віддруковані на машинці).
Після заповнення акти прийому підписуються матеріально відповідальною особою, або особою, яка здала предмет, завіряються печаткою і підписом директора музею. В акті робиться відмітка про умови передачі (на постійне чи тимчасове зберігання). Без відповідних підписів незавірені акти до виконання не приймаються.
4. Акти прийому на предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів складаються у трьох примірниках:
1-й залишається у відділі фондів;
2-й передається зберігачу, якому предмет передано на зберігання;
3-й вручається або відсилається поштою особі, що здала предмет.
5. Внутрішнє переміщення предмета з фондосховища в експозицію і на виставки відбувається за наявності письмового дозволу директора музею і оформлюється передаточною відомістю, яка складається в трьох примірниках, підписується матеріально-відповідальними особами, що прийняли і здали предмет. Після оформлення 1-й примірник передаточної відомості залишається у відділі фондів; 2-й – у матеріально-відповідальної за групу зберігання особи; 3-ій разом з актом видачі передається на відповідальне зберігання матеріально-відповідальній особі для експонування у постійно-діючій експозиції або на виставці.
6. Видача предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінних каменів з основного фонду на постійне або тимчасове користування іншому музеєві або установі відбувається лише з дозволу Міністерства культури і туризму України у відповідності з підпорядкуванням.
7. При видачі предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння музеєм іншому музеєві або установі для тимчасового користування, музей або установа, що приймає предмети, видає гарантійний лист про збереження і своєчасне повернення прийнятих предметів. Акти на предмети, видані на тимчасове користування, реєструються у Книзі тимчасових видач.
8. Предмети, що надійшли на тимчасове користування (для наукової роботи, розбудови експозиції, влаштування виставок), реєструються лише в Книзі тимчасових надходжень.
9. Порядок прийому і видачі для реєстрації предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміня здійснюється у суворій відповідності з вимогами діючої інструкції по обліку і зберіганню музейних цінностей.
Акти прийому і повернення предметів, що реставруються, реєструються у спеціальних реєстраційних журналах з повним описом проведених реставраційних робіт. Такі журнали ведуться у відділі обліку і зберігання, або у головного хранителя.
10. Використання інвентарних номерів, що звільнилися після виключення переданих на постійне зберігання предметів, для запису інших предметів не дозволяється.
11. Загальна кількість предметів, загальна вага дорогоцінних металів, а також загальна вага і кількість дорогоцінних каменів, що знаходяться в предметах, в актах прийому і видачі, в передаточних актах вказуються цифрами і прописом.
12. Помилки, допущені при записах в книгах, виправляються червоним чорнилом. Правильність нового запису підтверджується підписами керівника музею, головного хранителя і особи, матеріально відповідальної за зберігання. Підчистки, помарки або не завірені виправлення не допускаються в актах та книгах спецобліку.
 
IV. ОРГАНІЗАЦІЯ ЗБЕРІГАННЯ
1. Предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, що не знаходяться в експозиції, на виставках, не видані з фондосховищ для вивчення, повинні зберігатися в спеціальних приміщеннях музею, в сейфах або вогнетривких шафах.
Монетні та усякі інші скарби повинні зберігатися в повному складі.
Всі приміщення, а також вогнетривкі шафи і сейфи, у яких зберігаються предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, повинні бути опломбовані і устатковані охоронною і протипожежною сигналізацією. Зберігання у таких сховищах інших музейних предметів суворо забороняється.
2. Предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння в експозиційних залах повинні знаходитися в спеціальних вітринах або шафах, зачинених, опломбованих і опечатаних особистими печатками матеріально-відповідальних осіб, і устаткованих охоронною і протипожежною сигналізацією.
3. Місця зберігання предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння у фондах та в експозиції по закінченню робочого дня повинні бути закриті на ключ, опломбовані і опечатані особистою печаткою матеріально-відповідальної особи.
Ключі від місць зберігання предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, вкладені в мішечки, опломбовані особистими печатками матеріально-відповідальних осіб, здаються на зберігання в особливий сейф музею. При сейфі повинен зберігатися Журнал прийому і видачі ключів від місць зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, в якому відмічається кожна видача ключів, а також вказується, з якою метою відкривалися ці приміщення.
4. Відповідальність за зберігання ключів, до моменту здачі їх в сейф, несуть особи, матеріально відповідальні за зберігання дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння. Відповідальність за зберігання ключів за час знаходження їх у сейфі несе особа, у віданні якої знаходиться сейф.
5. Другі примірники ключів, опечатані особистими печатками матеріально відповідальних осіб, зберігаються у директора музею.
6. Правила внутрішнього розпорядку, що передбачають організацію охорони, доступ до сховищ і предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, а також до ключів від місць їх зберігання, розробляються і затверджуються керівником музею або закладу.
7. По закінченню робочого дня і на його початку матеріально відповідальна особа /хранитель/, в порядку контролю, зобов'язана перевірити наявність усіх печаток і пломб, у випадку їх зриву або пошкодження, негайно повідомити про це дирекцію музею.
8. Приміщення, де зберігаються предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного камення, можуть бути відкриті лише матеріально-відповідальною особою /хранителем/. У випадку крайньої необхідності вони можуть бути відкриті комісією у складі не менше як з трьох осіб, при чому обов'язково складається спеціальний акт відкриття і робиться спеціальна помітка в Журналі прийому і видачі ключів.
9. Вітрини і шафи, в яких предмети з дорогоцінних металів і каміння знаходяться для огляду, можуть бути відкриті тільки матеріально-відповідальною особою /хранителем/. В таких випадках робиться відповідний запис у Книзі актування змін в експозиції, яка ведеться у даному відділі. Після закінчення необхідних робіт вітрини і шафи закриваються на ключ і пломбуються і опечатуються печаткою матеріально відповідальної особи.
10. Передача на відповідальне зберігання предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння від однієї матеріально-відповідальної особи іншій відбувається в присутності спеціальної комісії, призначеної директором музею і оформляється спеціальним актом. Акт складається в трьох примірниках, підписаних матеріально відповідальними особами, членами комісії і затверджується директором музею.
11. Державні музеї, що мають на зберіганні предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, щорічно проводять звірку їх наявності у відповідності з планом роботи. Звірка проводиться за наказом директора музею, комісією, яка затверджується директором музею, з обов'язковим оформленням звірки документально.
12. Відповідальність за дотримання правил зберігання предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, а також за своєчасне і правильне проведення їх обліку і звірки наявності несе директор музею.
13. Музеї, що мають на зберіганні предмети з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, зобов'язані зареєструватися в Західному казенному підприємстві пробірного контролю Державної пробірної Служби України, у відданні якого знаходиться Волинська область.
У випадку організації нових музеїв, що мають вказані цінності, заява про реєстрацію подається в казенне підприємство пробірного контролю не менше як за місяць до відкриття музею.
14. Звіт про рух предметів з дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння за звітний рік відсилається до Міністерства культури і мистецтв України не пізніше 25 січня /форма 4-ф/.
Підготовлено головним хранителем
Волинського краєзнавчого музею
Наталією Пушкар
____________________________________
Науково-фондова робота в музеї. Методичні рекомендації. – Луцьк, 2010. – С. 21-27.
Додав: volyn-museum |
Переглядів: 2378
Всього коментарів: 0
Додавати коментарі можуть лише зареєстровані користувачі.
[ Реєстрація | Вхід ]